Crea un Dashboard para tu CRM Gratis - Parte 2

En la primera parte de esta serie vimos como preparar las bases de datos necesarias para construir nuestro reporte. En esta publicaciones trabajaremos con Google Data Studio para terminar el Dashboard Comercial:

Para su construcción revisaremos los siguientes puntos:

1. Indicadores del Dashboard
2. Carga de Información y Configuración de Página
3. Creación de Indicadores
4. Creación de Gráficos
5. Filtros
6. Detalles Estéticos
7. Conclusión

Antes de comenzar, te dejamos nuevamente los links del Dashboard y a la base de datos:

1. Indicadores del reporte

En primer lugar, te recordamos los indicadores que mencionamos en la publicación pasada y con los que construiremos en este reporte:

1. Cantidad de Leads: dato real y meta
2. Cantidad de Reuniones/Demos: dato real y meta
3. Cantidad de Negocios Cerrados o Bookings: dato real y meta (en cantidad y dinero)
4. Estado del Funnel/Embudo: cuántas oportunidades activas (no perdidas) hay en cada etapa (en cantidad y dinero)
5. Tasas de Conversión entre las Etapas: en particular mediremos la conversión entre Lead y Primera reunión y entre Primera Reunión y Cierre

Finalmente, como indicador operacional mediremos el "Run Rate" del mes, es decir, cómo cerraríamos el mes si mantuvieras la tasa de nuevos Leads, Primeras Reuniones o Cierres.

2. Carga de Información y Configuración de Página

Comenzamos cargando nuestras bases de datos en Google Data Studio. Para esto utilizaremos dos de las bases/hojas que están dentro de nuestro Google Sheets:

• Base original donde se encuentran los registros ("Base" en nuestro caso)
• Base que contiene las metas ("Metas" en nuestro caso)

Para la carga de la información seguimos los siguientes pasos:

1. Nos dirigimos a Google Data Studio y hacer click en botón "Add data"
2. En el menú que aparecerá, hacemos click en la opción Google Sheets
3. Luego, en la opción "ALL ITEMS" escribimos el nombre de nuestra base de datos, seleccionamos la hoja que queramos cargar y hacemos click en "Add"
4. Finalmente, hacemos click en "Add to Report"
5. Repetimos estos mismos pasos para la otra hoja

También es importante configurar el tamaño de la página donde trabajamos para asegurarnos de que quepan todos los indicadores y gráficos que queramos construir. Para esto:

1. Hacemos click en la opción "Page" de la barra de herramientas y luego en "Current page settings"
2. Nos dirigimos a la pestaña "Style" y seleccionamos los valores de "Width" y "Height" que consideremos adecuados (en el Dashboard ocupamos 1.200 y 2.700 respectivamente)

3. Creación de Indicadores

En esta sección veremos cómo construir los indicadores numéricos (los que no son gráficos). Para seleccionar este tipo de indicador seguimos los siguientes pasos:

1. Nos dirigimos a “Add a chart” y seleccionar “Scorecard” (cualquiera de las 2 opciones)
2. Nos aparecerá el siguiente menú ("SETUP") donde podremos: (1) seleccionar la fuente de datos, (2) seleccionar el rango de fechas, (3) seleccionar qué campo de nuestra base deseamos utilizar, (4) seleccionar el rango de fechas de la métrica y (5) añadir filtros
3. También en la pestaña “STYLE” podremos: (1) compactar los números para que aparezcan menos decimales, (2) definir cuántos decimales mostrar y (3) configurar la fuente, tamaño y posicionamiento del los labels (nombre y valor de la métrica)

Ahora, veremos cómo construir los indicadores que aparecen en la sección "Resumen YTD" y "Mes Actual".

3.1 Resumen YTD

En este ejemplo, mostraremos cómo construir el indicador “Pipeline”, ya que los demás se construyen de manera análoga. Para esto debemos seguir los siguientes pasos:

1. En la opción de "Data source" seleccionamos nuestra base original (“Base”)
2. Hacemos click en "Metric" y seleccionamos “MRR USD" como campo
3. Luego hacemos click en el lápiz para editar las propiedades de la métrica: (1) le cambiamos el nombre, (2) en agregación seleccionamos “SUM” y (3) seleccionamos “Number” en tipo y “None” en todo lo demás
4. Finalmente, hacemos click en “ADD A FILTER” para agregar un filtro que solo considere los negocios activos. Para esto: (1) nombramos nuestro filtro como “Negocios Activos”, (2) seleccionamos la opción “Include”, (3) seleccionamos el campo “Fecha Perdido” y (4) seleccionamos “Is Null” (este filtro no considera aquellos negocios que no tengan registros en la fecha perdido, es decir, solo considera aquellos que siguen estando activos)

*No seleccionamos rango de fecha ya que no existe una única fecha en esta base

Luego, en la pestaña de “STYLE” podemos hacer algunos arreglos estéticos:

1. Seleccionamos la opción compactar para que solo aparezca un decimal
2. Seleccionamos el tamaño de la letra (28px en este caso)
3. Y centramos el nombre y valor de la métrica

Te adjuntamos el detalle para la construcción de los demás indicadores (todos estos no llevan filtros):

3.2 Mes Actual

Estos indicadores siguen el mismo proceso de construcción que los anteriores. La única diferencia es:

1. Debemos utilizar fórmulas para construir alguno de ellos
2. Aquí utilizamos la propiedad “Date Range” para asegurar que siempre el valor de los indicadores sea el del mes en curso

En este casos veremos el ejemplos del indicador Run Rate Leads. Para su construcción hacemos lo siguiente:

1. Seleccionamos como base "Metas" y como “Date Range Dimension” el campo “Fecha”
2. Abrimos la lista de métricas y seleccionamos “CREATE FIELD”
3. En la ventana que nos aparece colocamos: (1) el nombre de la métrica, (2) seleccionamos “Number" como tipo y (3) dejamos el resto como "None"
4. Luego en cuadro de fórmulas utilizamos la siguiente fórmula: 30*Real Lead/DAY(TODAY()). Esto lo que hace es dividir la cantidad de Leads que llevamos en el mes por la cantidad de días que han transcurrido y luego multiplica por 30 para estimar con cuántos Leads cerraríamos el mes si mantuviéramos la misma tasa de adquisición
5. Finalmente, en “Default Date Range”: (1) seleccionamos “Custom”, (2) hacemos click donde aparece el calendario y (3) en la esquina superior derecha seleccionamos “This Month” para filtrar solo por el mes en curso

Para las otras métricas, estos son los datos que debes considerar:

4. Creación de Gráficos

Los gráficos siguen un proceso similar para su construcción. Para añadir un gráficos hacemos lo siguiente:

1. Hacemos click en “Add Chart”
2. Seleccionamos la primera opción de la categoría “Line”
3. Aparecerán las mismas pestañas que para los Scorecard

Ahora veremos el ejemplo de cómo construir el primer gráfico de la sección “Tendencia de Indicadores” - "Conversión Lead/Reunión":

1. Seleccionamos como base la base "Metas”
2. En la opción “Dimension” seleccionamos el campo “Periodo”. Este será nuestro eje X
3. Para el número de Leads y Reuniones, seleccionamos los campos “Real Lead” y “Real Reuniones” respectivamente
4. En las opciones de edición les cambiamos el nombre y seleccionamos el tipo como “Number”
5. Para la construcción de la conversión, seleccionamos “CREATE FIELD” y utilizamos la siguiente fórmula: SUM(Real Reuniones)/SUM(Real Lead) para calcular la relación entre reuniones y leads. Es muy importante utilizar la función SUM, ya que así suma el total de valores de cada campo (en caso contrario hace la división por fila y luego suma los resultados)
6. En las opciones de edición seleccionamos el tipo como “Percent”
7. Finalmente, en "Sort" seleccionamos el campo "Periodo" y la opción "Ascending" para que los periodos queden bien ordenados

Con esto el gráfico quedará como como aparece en la imagen donde no se verá muy bien la data por la diferencia en la magnitud de los valores:

Para corregir esto, hacemos los siguiente:

1. En la pestaña “STYLE” vamos la opción para configurar cada serie de datos (están ordenadas según el orden en que seleccionamos las métricas)
2. Seleccionamos el tipo de gráfico: “Bars” para # Leads y # Reuniones, y “Line” para Conversión
3. Podemos cambiar el color de cada serie de datos a la opción que más nos guste
4. Seleccionamos las opciones “Show data label” para mostrar la etiqueta de los datos y “Compact numbers” para reducir el número de decimales
5. Finalmente, en “Axis” seleccionamos si queremos que la data se muestre en el eje izquierdo o derecho: para Conversión elegimos el eje derecho y para las otras dos el eje izquierdo
6. También podemos ir a las opciones “Axis” generales para mostrar los títulos de cada eje

A continuación, te dejamos los datos que debes considerar para los otras gráficos:

*Para el gráfico de "Pipeline" también ocupamos el filtro que creamos para el indicador Scorecard: filtro “Negocios Activos”

5. Filtros

Al igual que para el caso anterior, el proceso de construcción de filtros es similar al de indicadores y gráficos. Para construir un filtro:

1. Nos dirigimos a “Add Control” y seleccionamos “Drop-down list”
2. Nos aparecerán las mismas pestañas de “SETUP” y “STYLE”

Ahora veremos como hacer el filtro "Año" ya que los otros son idénticos (solo cambia la métrica):

1. Seleccionamos de base “Metas”
2. Seleccionamos en “Control field” el campo por el que queremos filtrar, en nuestro caso “Anno” y le cambiamos el nombre
3. Dejamos vacía la sección de métricas
4. En “Order” seleccionamos “Ascending” para que los años nos aparezcan de manera ascendente (o “Descending” si los prefieres en orden contrario)

Con esto tenemos listo nuestro filtro. Para la construcción de los otros dos simplemente tenemos que cambiar el “Control Field” por “Mes” y “Pais”.

También, puedes explorar la pestaña “STYLE” para ver las opciones del filtro, como por ejemplo solo aceptar que se seleccione un campo (Single Select).

Un punto importante de los filtros es entender que filtran todos los datos de la página del Dashboard en donde están, a menos que los agrupemos con indicadores específicos. En nuestro caso queremos que solo afecten a:

1. Los indicadores y gráficos del Resumen YTD
2. Y de manera separada (otros filtros), a los gráficos de “Tendencia Indicadores”

Para lograr esto, hacemos lo siguiente:

1. Aseguramos que no exista ningún filtro activo (todo está seleccionado), ya que en caso contrario quedarán los indicadores filtrados una vez que agrupemos
2. Seleccionamos los filtros e indicadores que queramos agrupar haciendo click encima de cada uno mientras mantenemos presionado "CTRL" (Windows) o "CMD" (Mac)
3. Hacemos click en “Arrange” y luego en “Group”
4. Creamos los filtros y repetimos este paso para “Tendencia Indicadores” haciendo otra agrupación diferente

Con esto tenemos todos nuestros indicadores y gráficos listos en nuestro Dashboard, aunque aún le podemos dar algunos toques estéticos para que el reporte se vea mejor.

6. Detalles Estéticos

Algunas de las cosas que podemos hacer es agregar campos de texto e insertar formas para colocar fondos. Para esto podemos hacer click en las siguientes opciones en el menú superior:

Una vez que insertemos una figura, se nos abrirá el campo de propiedades donde podemos editar la letra, el color de fondo y los sombreados. Por ejemplo para un rectángulo podemos:

1. Editar su color de fondo
2. Redondear los vértices
3. Indicar el nivel de transparencia
4. Colocar sombreado al borde

Además para jugar con el orden, pueden mover estos elementos atrás o adelante desde la opción “Arrange” seleccionando alguna de las opciones de “Order”:

Conclusiones

En esta publicación, terminamos la construcción de un Dashboard para revisar nuestra gestión comercial a partir de los datos guardados en nuestro CRM.

Pese a que este Dashboard contempla varios de los indicadores más importantes para revisar nuestra gestión comercial, siempre puede ser mejorado incorporando nuevos indicadores u otras formas de visualizarlos (por ejemplo, un gráfico de embudo con la tasa de conversión entre etapas).

En las siguientes publicaciones revisaremos cómo exportar la data desde nuestro CRM de manera automática hacia Google Sheets para evitar la carga manual.

Te volvemos a dejar los links al Dashboard y la a base de datos que utilizamos para que no comiences desde 0:

Además, si quieres revisar otro contenido, como la preparación de la Base de Datos o algunas herramientas de No Code, te recomendamos los siguientes post:

1. Implementa un CRM con Notion
2. Implementa un CRM gratis en Airtable

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B.