Implementa un CRM con Notion

En el post pasado, revisamos qué es un CRM y cómo construir uno con Airtable.

Otra opción viable y que puede entregar el mismo nivel de funcionalidad es utilizar Notion. Lo bueno de esto es que he visto muchas startups que ya usan Notion, y por ende no necesitarían contratar un nuevo producto para hacer un CRM.

Antes de comenzar, recuerda que si tienes alguna duda o sugerencia puedes contactarnos con un DM por Linkedin.

1- ¿Qué es Notion?

Personalmente, comencé utilizando Notion porque quería un lugar para llevar mis notas y listado de tareas de manera ordenada, y en el último tiempo lo he utilizado en mi trabajo para hacerle seguimiento a los proyectos que tengo a cargo.

Notion es una herramienta de gestión de proyecto y notas que funciona como un libro en blanco, permitiéndote llevar registro de actividades, contactos, reuniones, armar bases de datos, y compartirlas con tu compañeros en línea. Dentro de las muchas cosas que se pueden hacer están las planillas de seguimiento de proyectos y la construcción de un CRM personalizable como veremos a continuación. Todo gracias al uso del comando "/".

2- ¿Cómo hacer un CRM con Notion?

Lo primero es hacernos una cuenta en Notion. Para esto debes ingresar AQUÍ y hacer una cuenta apretando en Log in en la esquina superior derecha.

Cuando ingreses te preguntará que tipo de cuenta deseas: Personal o Empresa. Si crees que vas a utilizar Notion para otros motivos además de esto o si en tu empresa son más de 5, te recomiendo contratar alguna versión pagada, sino con la versión gratis bastará ya que puedes compartir la página con hasta 5 invitados.

Ahora a Notion. Lo primero que probablemente veas cuando ingreses sea un tutorial y una serie de páginas por defecto que aparecerán en el menú del lado izquierdo. El primer paso que debemos seguir es agregar un página y ponerle nombre (en este caso "CRM"):

Luego, podrás elegir si crear una página en blanco o continuar con un template...

Opción 1: template/plantilla

En Notion podemos escoger alguno de los templates que trae por defecto. Lo bueno de esto es que puedes utilizarlos como base para editarlos y acomodarlos a tus necesidades, pero en general conviene partir de cero para construir algo que se adapte a nuestras necesidades.

De todas formas acá te dejo los pasos para buscar un template de CRM:

1. Luego de crear la página, debes elegir la opción "Templates"
2. Se te abrirá una ventana donde podrás buscar entre todos los templates que tiene Notion. Por ejemplo, podemos seleccionar en "Sales" el de CRM en el menú de la derecha
3. Apretamos "Use this template" y se nos creará una página con el CRM

Opción 2: a la medida

Antes de comenzar, te dejamos un link con el template de lo que hicimos para que vayas siguiendo lo que te decimos en esta guía. Puedes copiarlo en tu Notion haciendo click en "Duplicate" en la esquina superior derecha.

Para esta opción partiremos por crear una página en blanco, donde crearemos las bases que necesitaremos para construir nuestro CRM. La primera pregunta entonces es ¿Qué bases necesitamos?

En general un CRM se puede construir a partir de 3 bases de datos clave:

• Negocios/Empresas: es la base principal y donde hacemos seguimiento de todas las oportunidades (Leads) que van surgiendo para nuestro negocio
• Contactos: todo Negocio/Empresa tendrá contactos asociados a quienes queremos contactar para realizar nuestro proceso de venta
• Tareas: finalmente una base donde podremos ir dejando registro de nuestras tareas e interacciones con cada Negocio/Empresa que se encuentre en nuestro pipeline

Para crear cada una de estas bases, crearemos una nueva página dentro de nuestro CRM utilizando el comando "/page",  luego:

1. Le pondremos nombre (comenzando por "Negocios") y seleccionaremos la opción de base de datos "Table"
2. Desde la pestaña que aparece seleccionamos "New database" para crear una base vacía:

Esto lo tienes que realizar una vez por cada una de las bases que queremos construir (3 en total en este caso). El resultado será así:

Ahora, tenemos que crear nuestra base de datos para lo cual debemos definir qué columnas (o properties/propiedades según la nomenclatura de Notion) queremos tener en cada una. Comenzaremos por la base de Negocios, por lo que a continuación te dejó el listado de columnas que crearemos con su tipo (en formato "Nombre Columna | Tipo"):

Negocios

1. Empresa | Campo Id o Default de Notion: nombre de la empresa
2. País | Select: país de origen
3. Encargado | Person: vendedor a cargo. Nos permite etiquetar con @ a las personas
4. Etapa | Select: etapa del negocio. Utilizaremos 4 etapas: Lead, Primera Reunión, Negociación y Negocio Ganado
5. % Win Rate | # Number: probabilidad de éxito a que el negocio se concrete
6. Notas | Text: documentación del negocio (bitácora)
7. MRR/Tamaño de la Oportunidad | # Number: valor monetario del negocio
8. Moneda| Select: tipo de moneda
9. Fecha Perdido | Date: fecha cuando se cae/pierde el negocio
10. Fecha Ganado | Date: fecha de la etapa "Negocio Ganado"
11. Fecha Creación | Created time: fecha de creación del negocio
12. Fecha Update | Last edited time: fecha de última actualización
13. Último Update | Last edited by: quién realizó la última actualización

Cuando creamos nuestra base aparecen 2 columnas por defecto. "Name" es la columna principal de la base, por lo que esta tendrá el nombre de la empresa/negocio. La otro columna simplemente la eliminamos.

Luego, para crear cada una de las columnas, nos dirigimos a nuestra página de "Negocio". Una vez dentro de esa página, seguimos los siguientes pasos:

1. Apretamos el botón "+" para agregar la columna
2. Escribimos su nombre y en la opción "Type" seleccionamos su tipo (de acuerdo a lo que comentamos arriba)
3. Para algunos tipos de columnas tenemos opciones adicionales como crear las categorías en el caso de "Select"

Una vez que terminamos este proceso, podemos reordenar nuestras columnas/propiedades para que siguen el orden del listado de columnas, para lo cual solo necesitamos arrastrarlas.

Finalmente, repetimos este proceso para las otras dos bases de datos. A continuación te dejó el listado de las columnas con su tipo:

Contactos

1. Nombre | Campo Id o Default de Notion: nombre del contacto
2. Cargo | Select: cargo del contacto
3. Correo | @ Email: email del contacto
4. Teléfono | Phone: teléfono del contacto
5. Fecha Último Contacto | Date: fecha de la última interacción
6. Fecha Creación | Created time: fecha de creación del contacto

Tareas

1. Tipo | Select: columna opcional para categorizar tareas en tipos. Aquí usaremos "Llamada", "Correo", "Recordatorio" y "Otra"
2. Tarea | Campo Id o Default de Notion: tarea a realizar
3. Responsable | Person: persona responsable
4. Status | Select: estado de la tarea. Aquí usaremos "Atrasada", "Completada" y "Cancelada"

Una vez que termines debería quedarte estas tres tablas pero sin datos:

Para terminar, nos falta que estas bases estén conectadas para lo cual tenemos que crear dos columnas en Negocios.

Comenzaremos conectado Negocios con Contactos, por lo que primero debemos crear una columna de tipo "Relation". Luego, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Nos aparecerá una ventana para seleccionar la base con la que existirá una conexión. Seleccionamos "Contactos"
2. Seleccionamos la opción "Show on Contactos" para que se cree la columna/propiedad en esa base también y apretamos en "Add Relation"
3. Por último, si tenemos algún contacto creado nos dirigimos a la base "Contactos" y en la nueva columna creada (la conexión con Negocios), seleccionamos a qué negocio pertenece cada contacto

Después, repetimos los mismos pasos para la base "Tareas".

Con esto ya podríamos empezar a utilizar nuestro CRM para seguir nuestros proceso de venta, pero existe un arreglo adicional que permitirá que nunca tengamos que ingresar a una base que no sea la de "Negocio"

Auto Referenciar Bases

Utilizaremos una propiedad que se llama "self-reference" en Notion. Si estuviste explorando un poco mientras seguías los pasos anteriores te habrás dado cuenta que si haces click sobre el nombre de la empresa en la base "Negocios", se abre una sub-página (una de las gracias de Notion es que permite incorporar muchos niveles de sub-páginas"), donde también puedes crear bases de datos o vistas.

Eso es lo que haremos, crearemos vistas a "Contactos" y "Tareas" dentro de esta sub-página para que nunca tengamos que visitar esas bases. Para esto crearemos un template.

Para esto, lo primero que debemos hacer es crear un template: en nuestra base "Negocios" nos dirigimos a la ezquina superior derecha y apretamos la flecha al lado de "New" (botón azúl) y luego en "+ New Template".

Al abrirse la nueva página le colocamos un nombre fácil de identificar (yo utilicé "Template Empresas") y utilizamos el comando  "/table" para crear una "Table View". Luego, debemos seguir los siguientes pasos:

1. El comando creará una nueva base y nos preguntará si queremos seleccionar una fuente de datos. Elegimos "Tareas" y nos aparecerá todo nuestra base
2. Solo nos interesan las tareas que estén asociadas a la empresa donde insertaremos este template. Para esto, apretamos la opción "Filter" en la esquina superior derecha y seleccionamos "+ Add advanced filter"
3. Seleccionamos la columna asociada a la empresa en nuestra base "Tareas", mantenemos el "Contains" y seleccionamos en el último lugar el nombre de nuestro template
4. Guardamos haciendo click en "Save for everyone" para que el filtro se aplique para todos los usuarios

Al igual que la vez anterior, repetimos este proceso para "Contactos"

Con esto, cada vez que creemos un nuevo negocio podemos dirigirnos a su sub-página y seleccionar el template que creamos y listo!

Tenemos nuestras tareas y contactos dentro del mismo negocio, y cada vez que creemos un registro nuevo quedará automáticamente conectado... nunca más tendremos que visitar otra base que no sea "Negocios"

Vistas

Pese a que ya tenemos nuestro CRM listo, es posible ver la base de distintas maneras a través de la creación de vistas. Estas son muy útiles si quiero aplicar un filtro o agrupar por alguna columna/propiedad (por ejemplo, por "Encargado").

En Notion son muy simples de crear, simplemente debes hacer click en botón "+" de la esquina superior izquierda de la tabla:

Al apretarlo te dará algunas opciones, como colocarle nombre,  seleccionar el tipo de vista y aplicar filtros que solo afectarán esta vista. En este tutorial yo utilicé la vista "Table" para ver la base como una tabla agrupada y filtrada, y "Board" para verla como un Kanban. Aquí te dejo los ejemplos:

• Vista Pipeline por Etapa

• Vista Cliente por Responsable

• Vista Cliente Ganado

*Las vistas no siempre siguen el mismo orden de columnas que la base origina. Para arreglarlo basta con arrastrar las columnas y ordenar según el orden en que las quiero ver (como vimos antes).

Si no quieres comenzar de 0 te dejo el template en el siguiente link. Lo único que tienes que hacer es dar click en "Duplicate" y podrás comenzar a usarlo.

Conclusiones

En este post vimos como crear un CRM personalizado que permite hacer seguimiento de tus negocios, contactos y tareas en una sola base de datos. Si bien esta solución quizás no tiene toda las funcionalidades que podrías llegar a usar con SalesForce o HubSpot, es una solución personalizada para tu flujo de trabajo y posee lo mínimo y necesario que necesitarías para poder trabajar.

En mi experiencia, no siempre conviene tener la solución con más features, sino que la más simple y sencilla de usar, en especial si estás partiendo.

En las siguientes publicaciones, veremos como automatizar alguno de los campos (en especial las fechas) y también veremos como generar un reporte en Google Sheet para ver el estado del pipeline y las conversiones por etapa.

Recuerda que si tienes alguna duda o sugerencia, así como algún contenido que quieras ver, puedes contactarme con un DM por Linkedin.

B.